Le planning au service du contrat

Le planning peut (doit) être un outil de pilotage contractuel, depuis la phase d’appel d’offre jusqu’à la fin du projet et servira également en cas de contentieux/arbitrage en fin d’affaires.

Les attendus contractuels d’un (bon) planificateur

Le planificateur doit avoir une connaissance des éléments clés du contrat avec une attention particulière sur les jalons (jalons contractuels d’entrée ou de sortie, bien sûr, mais également les autres jalons structurants (fourniture de données d’entrée ou d’interfaces, mise à disposition de salles/équipement, etc).

Il sera ainsi en mesure d’alerter en cas de dérive sur ces sujets afin que l’équipe projet puisse réagir (de façon opérationnelle mais aussi contractuelle via des courriers par exemple).

Le contenu de la note d’hypothèse

Pour éviter les incompréhensions, il est vivement conseiller d’accompagner le planning d’une note d’hypothèse. Mais que doit-on y faire figurer ?

Les éléments importants à mentionner sont :

· l’objet du planning,

· le périmètre (complet ou réduit – part études uniquement par exemple)

· le calendrier utilisé (ou les calendriers si nécessaire) et le nombre de jour/heures travaillés

· les hypothèses structurantes de construction (durée des visas (revue client des livrables), nombre de cycles prévus par livrable, limitation de ressources ou de matériel, manque de fiabilité de données, risques/opportunités majeur(e)s non intégré(e)s, niveau de co-activité considéré si pertinent, etc.)

· la configuration applicable (essentiel dans les projets avec de nombreuses modifications)

· la fréquence de mise à jour et la date d’état

· si le planning présente des écarts par rapport au contrat, il est impératif de les mentionner clairement et de préciser que le planning ne peut être considéré comme engageant tant que les dispositions contractuelles qui constituent l’écart ne sont pas contractualisées

· une représentation graphique du ou des chemins critiques et si possible une analyse des risques/opportunités associées

· si les processus sont cartographiés alors il est intéressant de les référencer.

La note d’hypothèse doit faire l’objet de mise à jour de façon synchrone avec les mises à jour planning. Elle permettra de mieux comprendre le contenu des plannings (y compris a posteriori – cela simplifie grandement les analyses planning pour traiter les claims/réclamations).

Elle peut faire une ou deux pages pour des projets simples/appels d’offres ou beaucoup plus si les projets longs/complexes. Plus elle est explicite, plus elle sera à même de servir de base pour des sujets contractuels (décalage planning, claim, réclamation, modification de données structurantes, retards, etc).

Le planning des fournisseurs/sous-traitants

Le planning est également un bon outil de pilotage contractuels vis-à-vis des fournisseurs/sous-traitants.

Pour permettre une bonne intégration des différents plannings des sous-traitants/fournisseurs dans le planning général du projet et simplifier le suivi, il est essentiel de définir dès le départ les exigences en termes de reporting/planification en définissant ces attentes dans les contrats.

Il faut ainsi spécifier le WBS (Work Breakdown structure - c'est le découpage attendu, l'équivalent du plan/sommaire dans un écrit) souhaité pour le planning du sous-traitant/fournisseur, le niveau de détail attendu, les différents jalons, la terminologie (chaque entreprise à son vocable propre et utiliser différentes terminologies pour des tâches similaires complique la lecture/compréhension du planning), le logiciel à utiliser (préciser aussi si vous souhaitez les natifs) et la fréquence de mise à jour attendue.

D’expérience, le niveau de gestion contractuel et de planning est très disparate entre les différents sous-traitants/fournisseurs et définir dès le début (via le contrat) les requis sur ces sujets permet ensuite d’être en mesure d’insister si les livrables planning/reporting ne sont pas à la hauteur des attentes.

De plus, si les plannings font apparaître clairement les jalons d’entrée/de sortie (contractuels et/ou techniques), cela limite d’éventuels malentendus qui pourraient fausser les enchaînements logiques dans le planning.