Qu’est ce qui fait un bon planificateur ?

Un planning peut se résumer en simplifiant à une liste de tâche, des relations entre ces tâches et à une quantité de travail (= le temps x effectif mobilisé sur la tâche) de chaque tâche. L’outil de planning utilisera alors toutes ces données pour déterminer le chemin critique du projet.

Pour obtenir ces éléments, il faut s’efforcer de comprendre les process dans le détail (sans forcément renseigner tous les détails dans le planning. Pour cela, il faut être curieux et ne pas hésiter à poser des questions et encore des questions et à aller sur site(s) quand c’est possible.

Pour les quantités de travail, on se retrouve fréquemment à demander aux différents experts métiers/membre du projet les temps à considérer (ou les quantités de travail). Le planificateur est amené à échanger avec un grand nombre d’interlocuteurs sur le projet (client/collaborateurs/sous-traitants/fournisseurs/etc.). Ces interlocuteurs n’ont parfois que des notions de planning très basiques et il est important que le planificateur explique clairement quels sont les éléments dont il a besoin et comment ceux-ci vont être utilisés. Pour cela un bon relationnel et des qualités d’écoute/pédagogie sont indispensables.

Lors des mises à jour du planning, au fur et à mesure de l’avancement du projet, il faudra solliciter les équipes pour collecter les éléments nécessaires. En particulier, en cas de retard (ça arrive !), il est important de bien comprendre les causes du retard, les conséquences et s’assurer que la re-planification semble cohérente au vu des éléments à disposition.

Avec l’expérience, un bon planificateur parvient également à identifier une partie des marges cachées. Je m’explique : dans les interlocuteurs, il y aura fatalement différents caractères et il faudra faire le tri entre celui qui donne des temps avec des marges incluses (parfois très généreuses) sans le mentionner et l’optimiste qui au contraire donne des temps « secs » sans marge et qui parfois considère même des optimisations de processus dans ses estimations (ou des renforts non prévus au plan de charge !), sans l’indiquer expressément. Il appartient donc au planificateur de chercher à décoder ces temps pour uniformiser au mieux tout cela.

Nota : Il appartient à l’équipe de gestion de projet et au planificateur de définir une politique de gestion des marges (affichées ou non).

Un planificateur doit être rigoureux et méthodique. La rigueur est de mise dès la mise en place du planning (définition du/des calendrier(s), du WBS, etc.). Le planificateur doit gérer un (très) grand nombre de données et il est le garant de la bonne intégration de ces données dans le planning. Les erreurs peuvent coûter cher : mauvaise identification du chemin critique, non-respect de jalons contractuels, … !