Quel outil planning choisir ?

Article non sponsorisé – avis strictement personnel.

Il arrive que l’outil de planification à utiliser pour le projet soit imposé (par le maitre d’œuvre/le client, etc.) et dans ces cas-là, la question ne se pose pas ! Et encore, il n’est jamais interdit de proposer des changements, surtout si on sait les argumenter/justifier.

Dans les autres cas, avant de choisir son outil de planification et avant de se lancer dans la réalisation du planning, il est important de se poser les questions suivantes :

A qui est-il destiné ?

Peu importe de type de projet, il est important d’être en mesure d’identifier les parties prenantes d’un projet. Il s’agit de toutes les personnes/entités/groupes/entreprises qui sont amenées à intervenir directement ou indirectement sur le projet.

Dans les parties prenantes les plus à même d’être intéressées par le planning, on retrouve:

- Le donneur d’ordre

- La ou les entités en charge de la réalisation du projet

- Les sous-traitants et fournisseurs

Il est important d’identifier votre propre rôle dans le projet et les attentes des différentes parties prenantes (visualisation uniquement, transmission/utilisation du fichier natif) concernant votre planning.

Qui va le créer et le maintenir à jour (modification baseline planning et/ou mise à jour selon l’avancement) ?

Une des questions importantes est de se projeter sur la mise à jour du planning lors des différentes phases du projet. En effet, les logiciels de planifications les plus avancés (type Oracle Primavera P6) ont souvent des interfaces complexes et nécessite d’avoir une formation au préalable pour appréhender l’outil.

Si le projet (du fait de sa taille, son budget ou son organisation) ne prévoit pas de planificateur et que le planning est à la charge de l’équipe de management de projet (chargé d’affaire/chef de projet ou équivalent) alors il sera peut-être plus judicieux d’utiliser un outil de planification plus facile à appréhender tel que Microsoft Project (ou ses équivalents open sources).

Qui va l’utiliser (mode visualisation) ?

L’inconvénient des logiciels de planification est que les données de sorties sont complexes à exploiter pour les non planificateurs.

On se retrouve rapidement avec des dizaines de pages au format A3 PDF où les tâches se succèdent inlassablement. En effet, le format de sortie (.xer pour P6 ou .msp pour MS Project) n’est lisible que par les personnes ayant le logiciel installé sur leur ordinateur. Les autres doivent se contenter de PDF ou d’export Excel peu lisible.

Cela donne souvent, en pratique, des plannings que personne ne consulte à l’exception des planificateurs des différentes parties. Difficile alors d’en faire un outil de pilotage !

Si le planning est avant tout destiné à faire du reporting, il faudra s’attacher à obtenir des rendus clairs et accessibles au plus grand nombre avec les informations pertinentes (ex : chemin(s) critique(s)/sous-critique(s)) identifiables sans ambiguïté. Il ne faut pas hésiter à afficher les informations pertinentes du planning sous forme de tableau de bord (via Power BI ou équivalent) ou tout simplement dans une présentation (PowerPoint). En effet, les outils de planification ne permettent pas facilement de mettre en lumière les éléments de façon synthétique. A noter que dans ce registre, MS Project propose quelques fonctions de visualisation synthétique basiques, contrairement à Primavera P6.

Que va-t-il contenir ?

Quel est le niveau de détail attendu / combien de tâches estime-t-on avoir in fine dans le planning ?

Le niveau de détail attendu in fine est important (attention à bien considérer l’ensemble des phases du projet dans la réflexion car il arrive souvent que les phases lointaines ne soient pas détaillées dans les premières versions du planning). En effet, les outils tel que MS Project ont leurs limites en termes de nombre de tâches. A titre personnel, j’estime qu’il devient très difficile d’utiliser MS Project dès lors que l’on dépasse 1000 lignes.

Quelle est la fréquence de mise à jour ?

Le choix de l’outil sera différent s’il s’agit-il d’un planning réalisé une fois pour toute (sans mise à jour comme dans le cadre d’un planning préliminaire réalisé dans le cadre d’une offre/devis) ou de planning avec des mises à jour régulières (toutes les semaines /tous les mois par exemple).

Dans le 1er cas, on souhaite généralement obtenir rapidement un résultat visuel (diagramme de Gantt) indiquant les principales tâches du projet et leur durée. Ici, MS Project peut être un bon choix.

En effet, MS Project possède la propriété de pouvoir considérer une tâche chapeau/élément de WBS comme une tâche, c’est-à-dire par exemple qu’il est possible de lui assigner des prédécesseurs et des successeurs. Cela permet de créer très rapidement des liens (mais ce n’est pas souhaitable en pratique si on veut utiliser des fonctions avancées de planification).

Cependant, si vous prévoyez d’avoir à mettre à jour le planning régulièrement alors il faut considérer le fait que ces mises à jour seront plus rapides/faciles à faire avec les logiciels complexes tel que Primavera P6 qu’avec MS Project.

Tous les planificateurs que je connais ayant l’habitude d’utiliser Primavera P6 regrettent l’absence de la fonction « aller vers » (Go to en anglais) les prédécesseurs/successeurs dans MS Project !

Compte-t-on y affecter des ressources pour gérer/lisser les charges ?

Si vous prévoyez une affectation de ressources dans votre planning pour gérer/lisser la charge alors il faut noter que le gestionnaire de ressources de Primavera P6 est plus performant que MS Project.

Quel est l’outil le plus rapide ?

Pour obtenir rapidement une visualisation simple en diagramme de Gantt de votre projet, MS Project sera plus rapide. La création d’un planning est plus simple et l’interface graphique ressemble à la suite Office ce qui permet de s’en sortir, même sans connaissance approfondie en méthode du planning.

Les mises à jour seront cependant plus fastidieuses.

Pour Primavera, c’est l’inverse. L’interface donne l’impression d’être retourné directement dans les années 80 : les titres de WBS s’affichant par défaut dans des couleurs criardes – mais c’est, heureusement, paramétrable !

Illustration en image pour ceux qui n’ont jamais vu (imaginez-vous travailler avec ça des heures entières !)

Les premières étapes de création du planning seront plus longues et nécessitent par exemple d’avoir défini le WBS en amont (en pratique, c’est plutôt une bonne chose, cela oblige à réfléchir à la structure du planning avant de se lancer).

En revanche, la mise à jour de l’avancement ou la définition d’une nouvelle baseline de planning sera plus rapide que dans MS Project. Le plus long reste très souvent de récolter les données d’avancement auprès des différents interlocuteurs !

Le prix de ces logiciels

S’il est difficile d’être catégorique sur ce point car cela dépend du nombre de licences, du type d’installation souhaitée (standalone ou réseau par ex) et des évolutions tarifaires des différents acteurs (d’autant que les grandes entreprises ont souvent des contrats avec Microsoft et Oracle pour d’autres logiciels) mais l’ordre de grandeur est environ 1 à 3 entre MS Project et Primavera P6.

Il y a des alternatives gratuites (Open Project par exemple) mais elles offrent des fonctionnalités plus limitées.

Installation

Si MS Project ne présente aucune difficulté à installer, Primavera P6 est plus complexe à installer /paramétrer lors que l’on n’est pas habitué. Ce point a quand même été amélioré dans les versions les plus récentes du logiciel. Il faut bien avoir en tête que Primavera P6 c’est un outil de planification qui s’appuie sur une base de données (base de données Oracle ou MySQL) et qu’il faut connecter ces 2 éléments pour que ça fonctionne.

Synthèse

On dit souvent que l’on a les qualités de nos défauts. Cela s'applique ici.

MS Project est plus simple à appréhender que Primavera P6 (moins cher, plus facile à installer, plus simple d’obtenir des premiers rendus) et est recommandé pour des plannings simples.

En revanche, Primavera P6 est plus performant à l’usage (plus robuste, possibilités de gérer des plannings de plusieurs milliers de lignes) et sera l’outil à privilégier pour des plannings complexes. Il est utilisé quasi exclusivement par des planificateurs dont c’est le métier. L’avantage est d’éviter les modifications hasardeuses par des novices mais l’inconvénient est qu’il arrive parfois que le planning ne reflète plus la réalité du terrain, car il n’est utilisé exclusivement par les planificateurs des différentes parties.

Dans tous les cas, pensez aux utilisateurs ! Si vous voulez que le planning serve, il faut s’évertuer de rendre des résultats exploitables, claires et facilement compréhensibles.

Dans un prochain article je vous parlerais de l’intérêt du planning comme outil de pilotage, que ce soit pour du pilotage contractuel ou opérationnel.